AHOGADOS Y PERDIDOS EN LOS CANALES.

Hola queridos lectores, en mi búsqueda casi diaria de temas que puedan resultar interesantes, he decidido que hoy toca hablar de la comunicación en el campo de la empresa.

Podríamos clasificar la comunicación de una empresa, según el destino de la información o de los flujos de información. Así pues tendríamos dos grandes bloques:
1- Comunicación interna

Es la que se produce dentro de las empresas, entre sus empleados o entre la propiedad y sus empleados.
2- Comunicación externa.

Se origina cuando la empresa quiere transmitir una información o un mensaje al exterior.

Una vez distinguidos los dos grandes bloques, pasaremos a desarrollar de una manera sencilla y apoyada en ejemplos que faciliten su comprensión, el bloque de la comunicación interna,

Examinaremos los canales que existen para comunicarnos dentro de la empresa.

La masificación de canales en la comunicación interna.

¿Qué es un canal de comunicación?

Un canal de comunicación es el medio o vehículo mediante el cual se propaga la información.
Si nos trasladásemos unos siglos atrás, veríamos que en los albores de la empresa, no existían más medios que las palabras de los empresarios a sus trabajadores. Podríamos viajar en el pasado y trasladarnos a cualquier explotación agrícola del feudalismo, para comprobar que el único medio que tenían los trabajadores para comunicarse entre sí, era la comunicación directa, verbal ó escrita, aunque ya sabemos que en aquellos tiempos, las bajas e irrisorias tasas de alfabetización, jugaban en contra de esta última.

La inmensa mayoría de lo que se quería comunicar, se hacía a viva voz, sin un soporte físico. En pocos casos, se usaba el papel para transmitir tareas o directrices a los trabajadores desde la propiedad. En sentido inverso, ya ni hablamos. Este canal de comunicación tenía como principal ventaja su bajo coste y como incómodo inconveniente, la mencionada anteriormente, inexistencia de soporte físico, hecho que conseguía que la información se distorsionase de manera brutal y con ello comenzaba la generación de ineficiencias en los procesos.

“Hay que sembrar un tercio del latifundio (terreno) de patatas, otro tercio de maíz y el tercer tercio, dejarlo en barbecho” (Barbecho: dejar la tierra sin sembrar un tiempo para que se regenere su aportación mineral)

El rostro del patrón se volvió hostil al ver los dos tercios de su tierra, sembrados de patatas y el resto, en barbecho. Y es que, aquel día en el que el exigente señor feudal, estaba comunicando la tarea a su trabajador, éste, tenía la mente completamente obstruida e invadida por la preocupación de tener al menor de sus vástagos, atravesando una extraña enfermedad.

Pronto, y ante las debilidades de los canales verbales, se implantó la comunicación escrita. Con ella, se aminoraba el problema de la pérdida o de la desvirtuación de la información. Pero bueno, dejémonos de explotaciones feudales, que estamos ya en el siglo XXI y analicemos la realidad actual que viven las compañías.

QCon la invasión de las TICs (Tecnologías de la información y comunicación) los canales de comunicación aumentaron en progresión geométrica y se anexionaron suave y progresivamente con los insustituibles canales tradicionales.

La comunicación escrita desembocó en el correo postal, los gritos del jefe, se transformaron en un icono sulfurado de whatsapp, el de la cara roja. 😡

La carta y el sobre de toda la vida, fue aplastada por el correo electrónico.

Los recaderos dejaron paso al teléfono.

Aquél teléfono, donde metíamos y girábamos el dedo, número a número, fue aniquilado por el inalámbrico,  predecesor de los terminales de telefonía móvil tradicionales, a su vez, progenitores del control por voz. Por último, la mensajería instantánea (Como el recientemente fallecido Messenger o el actual y muy vivo whatsapp) irrumpió abaratando costes en las empresas y apartó bruscamente a otros vetustos canales.

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En sus comienzos, todos estos canales de comunicación (terminales móviles, ordenadores, teléfonos fijos) vivían todos en un pueblo llamado oficina, pero cada uno en su casa. Con el tiempo, se agruparon todos en nuestro teléfono móvil o tablet.

Una vez que tenemos claro lo de la multiplicación experimentada de los canales de comunicación, vamos a pasar a analizar cómo es y cómo debiera ser su uso dentro de las empresas en aras de hacer fluir la información lo más eficientemente posible. También veremos las problemáticas derivadas de no elegir el canal más adecuado a la hora de transmitir un tipo de información en particular.
Hay que elegir el canal adecuado para cada tipología de información: Información urgente, confidencial, muy confidencial, importante, información correctiva, agradecimientos, información relativa al quehacer diario, información excepcional…
¿Se hace esto? ¿Cómo se hace esto?
Lamentablemente, en nuestra realidad empresarial actual, son pocas las empresas qué tienen bien definido el uso de sus canales de información y ante la multitud de canales disponibles, se enredan entre ellos, usándolos todos indistinta y aleatoriamente, logrando un caos en los flujos de información, que no genera más que ineficiencias.

Podríamos organizar todo esto y mejorar la imagen que proyectamos ante nuestros empleados simplemente aplicando el sentido común en vías de estandarizar lo máximo posible, el canal apropiado para cada tipo de información.

Pongamos algunos ejemplos:

Si quiero comunicar algo que no es importante, pero que sí es urgente, no tendría sentido usar el correo electrónico, cuya revisión se hace cada cierto tiempo. Usaríamos en este caso, el teléfono o algún sistema de mensajería instantánea, cuyos intervalos de revisión, son mucho menores.
Si quiero transmitir un mensaje de vital importancia pero que no corre prisa, usaré medios escritos, en los cuales, el soporte físico o virtual, no juegue en contra de la alteración o modificación de la información, el tesoro más preciado en toda empresa que se precie.
He visto casos en los que se usa el canal de mensajería instantánea whatsapp, en su funcionalidad de grupos, para recriminar una conducta individual. Si piensas que es una opción válida, ponte en la piel del trabajador al que has ridiculizado delante de todos. Unas palabras en una reunión presencial o virtual privada, hubiese proporcionado menos ineficiencia motivacional.

Los carteles también son un canal de comunicación. Cuando escribimos algo, y lo pegamos en la pared de nuestro centro de trabajo, estamos haciendo fluir la información. Toda persona que pasa y lo lee, se convierte en receptor de información ipso-facto. Ahora bien, ¿No pensáis que en el 95% de los casos, se usan con fines de advertir sobre algo que no debe hacerse ?

No tirar papeles al W.C.
Mantenga limpia las estancias.
Se ruega silencio.

Ya es hora que la PYME española, en un ejercicio de Benchmarking, copie algo de sus vecinos desarrollados y comparta la información numérica de esos cuantiosos beneficios obtenidos en el tablón de anuncios de su organización. Si ya lo hace acompañado de un “gracias” o de un “Sin vosotros no hubiera sido posible” me tiraría cual fiel creyente a lamerle los pies al gerente que implemente este tipo de acciones en su empresa.
Bueno amigos, ejemplos hay miles, pero pienso que con estos anteriores habéis debido comprender y alcanzar el objetivo para el cual he escrito este post.
Hoy me he comunicado por escrito, pero os puedo asegurar que día a día, trato de elegir siempre el mejor canal en función de la información que quiera transmitir.
¡LA INFORMACIÓN ES ORO, CUÍDALA COMO ES DEBIDO!

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S.O.S. – tenibilidad.

Hace más de una década, cuando yo era un jovenzuelo completamente ajeno al mundo empresarial, sonaba en España un grupo musical llamado “El último de la fila”.

El nombre de este grupo musical, es lo primero que se me ha venido a la cabeza hoy cuando he decidido abordar el tema de la sostenibilidad en las empresas.

¿Qué es la sostenibilidad en una empresa?

Formalmente, no hablamos de sostenibilidad, sino de Responsabilidad Social Empresarial (RSE), para referirnos a aquellas actuaciones que hacen las empresas con el fin de compaginar su crecimiento en competitividad con el desarrollo social y medioambiental.

Oye…¡este rollo apesta a gastos supérfluos! Pongo la mano en el más estuoso fuego que nos podamos encontrar y afirmo con la cabeza erguida, que es este,el pensamiento que recorre la mente de cualquier empresario medio español, cuando se le propone alguna medida relacionada con este aspecto.

Gasto, gasto, gasto…esto de la RSE suena a gasto, inversión. Tal y como está el panorama empresarial con las cuentas de resultados en rojo, las deudas y compromisos de pago azotando con virulencia el tejido de nuestras Pymes , no tenemos tiempo para estas actuaciones freakys.

Os voy a contar una anécdota curiosa en este campo de la Responsabilidad Social empresarial.
Como ya supongo que imagináis, a mí, si me preocupaba implementar este tema en la compañía para la que trabajo en la actualidad. Poniéndome manos a la obra, y tras investigar un poco por las RRSS profesionales, me puse en contacto con una empresa para que me explicara por encima cómo se implementaban estas actuaciones en materia de sostenibilidad.

“Nosotros trabajamos más con mercados exteriores, son pocas los empresas españolas que se interesan por estos temas”

¡Ooooooooooolé toro!

Y es que la mayoría de empresas españolas, pasan olímpicamente de este tema por el simple hecho de que son completamente inconscientes, de que medidas de este tipo pueden suponer ahorros importantes de costes e incluso ingresos, ya sean estos, provenientes de la gestión de eficaz de residuos o provenientes de subvenciones recibidas, que aunque escondidas, existen en los organismos públicos con los que contamos en este país.

¿Qué beneficios o ventajas podremos conseguir?

La primera es clara, evitar sanciones por incorrectas actuaciones medioambientales. También podríamos hablar de que podríamos encontrar nuevos nichos de mercado. Muchas empresas están obteniendo beneficios derivados de la gestión eficaz de sus residuos. Se han dado cuenta de que lo que antes tiraban, o incluso lo que antes pagaban porque se les retiraran estos desperdicios, se ha convertido en una potencial fuente de ingresos. Han descubierto que existen otras empresas, que pagan por ellos. Los residuos de una empresa, son ahora la materia prima principal de otra.

En mi sector y en la empresa para la que trabajo, llevábamos muchos años tirando las vejigas de la rosada. No sabíamos que para ciertas empresas de cosméticos, ese asqueroso trocito de tripa, era el principal ingrediente. Desde que investigamos un poco en el tema, obtenemos ingresos cuantificados en miles de euros.

También, para hacer negocios con el exterior, generalmente más desarrollado que España, nos van a exigir cuestiones en materia de RSE. Si no las tenemos correctamente implantadas, estaremos en fuera de juego a la hora de aprovechar ese nicho de mercado derivado del comercio exterior.

La tercera y última gran ventaja que quiero mencionar es la obtención de Sellos de calidad ambiental y RSE. Prestigio y mejora de imagen en estado puro para nuestra compañía.

Hemos hablado antes de ahorro de costes y de generación de ingresos. La generación de estos ingresos la hemos visto con el ejemplo de la venta de residuos que antes tirábamos a lo más abisal de nuestros contenedores. El ahorro de costes en este campo, aparece súbitamente cuando analizamos el consumo de energía eléctrica, agua u otros suministros. Tras realizar estudios relacionados con este ámbito, podremos descubrir toda la energía que “se escapa” sin que nos demos cuenta por las rendijas de nuestra empresa. Poner medios para subsanar estas fugas, no nos generará otra cosa que ahorro. El que no quiera verlo es ciego. La utilización de energías renovables, también nos permitirá ahorrar, sustituyendo las fuentes tradicionales energéticas por otras, más comprometidas con el medio ambiente, y además, más baratas.

Que sí, que ya sé que algunas de estas instalaciones suponen una importante inversión inicial. Pero joder, no vivimos sólo en el corto plazo. Vamos al menos a analizar en cuantos años amortizaríamos inversiones de esta índole y vamos a ponerlas en marcha ya.

Invertir en activos poco rentables a corto y nada rentables a largo plazo, lo hacemos todos los días: Edificios, flota, maquinaria, etc. Invertir en cosas tan rentables a largo plazo como la sostenibilidad, es una quimera a día de hoy en España.

A los que ya me conocéis, no os resultará extraño que me ponga a hablar de personas. En materia de RSE, la concienciación del personal para que aprenda a ahorrar costes con sus prácticas cotidianas, debe ser piedra angular cuando se pretende instaurar esta filosofía de sostenibilidad en las empresas.

Concienciar a los empleados mediante divertidas dinámicas de grupo, son herramientas que están utilizando y ofreciendo empresas como BIOTZGROUP, que además posibilitan el acceso a la sostenibilidad de una manera progresiva, económica, adaptada a la realidad financiera de la empresa y lo que más me gusta, rápida y ágil.

Han pasado ya catorce años desde que la Comisión Europea, nos enseñase su Libro verde para fomentar la Responsabilidad Social de las empresas y aquí sólo un pequeño porcentaje de las compañías fomentan estas prácticas. Para salvar el culo y huir de sanciones administrativas, todos nos apretamos los machos en España.

Como fuente generadora de ahorro y de ganancia de competitividad, estamos a años luz de otros países y avanzamos como en casi todo. Como siempre, llegaremos a la meta. Sí, llegaremos, pero tarde y mal.

No pasa nada, todos los políticos nos dicen que estamos saliendo de la crisis y que estamos mejorando nuestro tejido empresarial.

No creáis lo que vean vuestros ojos, mejor creed lo que os cuentan en la tele.

Total, si en mi ciudad, Málaga, ayer “celebramos” que el paro había bajado del 30%

Acaso y valga la redundancia , ¿me va a sorprender que se sorprendan de que una empresa española vaya a apostar por temas de RSE?

Rotundamente, NO.

Nosotros vamos a mejorar en esto…¿Vosotros?

Un abrazo sostenible para todos mis lectores.

🙂

FIDELIZANDO AL EMPLEADO

Cuando en el panorama empresarial, escuchamos la palabra fidelización, rápidamente nuestro cerebro nos teletransporta a el ámbito de clientes y nos conduce rápidamente a comprender el porqué debemos hacerlo y la utilidad que reporta. Dicho esto, y avanzando un poco más entre los grandes bloques relacionales que cohabitan en las compañías (Proveedores, Subcontratación, personal propio, Organismos públicos…), en muchos casos que he observado cuando he hurgado en alguna empresa, muchos de los susodichos bloques, son frecuentemente arrinconados en el más recóndito de los rincones de sus quehaceres cotidianos.

Hoy, y dejándome para otra oportunidad, otros de los mencionados grupos, voy a hablar de cómo pienso que debería hacerse la fidelización al trabajador, las ventajas y los inconvenientes que nos podemos encontrar, los pasos, los objetivos y las piedras en el camino.

Pienso que todo el mundo tiene medio claro, lo que es un modelo o estilo clásico de dirección. Ha funcionado y funciona, algunos casos, con buen resultado y todo. Normalmente, cuando triunfa esta disciplina, que según sea el caso, puede convertirse en ruin, se está aprovechando de un mercado de trabajo en desequilibrio, es decir, nuestra realidad actual. Ampararse en estos argumentos y no comenzar la implementación de mecanismos, que trabajen en esta dirección sería y será otro de los motivos por los cuales España no puede aminorar la dichosa brecha en la que nos hundimos como ancla de barco, cuando nos comparamos con la Europa civilizada.

Si somos una empresa no podremos implantarla de un día para otro y si somos un trabajador no la vamos a recibir en un corto periodo de tiempo. La transición hacia un sistema de dirección que contemple actuaciones en este sentido, debe ser progresiva y lo más regular posible y debe tener muy en cuenta, las distintas e infinitas realidades empresariales que nos podemos encontrar en el momento de acometer este propósito.

Fidelizar a un trabajador, por si alguno lo está pensando, no es invitarlo a cenar en Navidad y regalarle cuatro tabletas de un turrón de coco incomestible.

Estamos hablando de un proceso que debe sistematizarse y formar parte de las actividades periódicas de las compañías.

Si fidelizar un cliente es hacer que se sienta bien para nuestro propio beneficio, ¿No pensáis que una empresa que realice acciones encaminadas a fidelizar a sus trabajadores, podría obtener importantes ganancias? Ganancias en productividad, en mejora de la imagen corporativa, en posicionamiento en el mercado, en combatir una excesiva rotación de plantilla y en otros múltiples aspectos.

Podría empezar por proporcionar un trato igualitario pero personalizado para cada trabajador o grupo de trabajadores.

Exigirles, explicándoles el porqué de las cosas y hacerlos conocedores del valor de su aportación como grupo o persona al resultado final de la empresa, serían buenas prácticas para cumplir con este objetivo y beneficiarse de incrementos casi generalizados en las productividades individuales de cada trabajador. Más volumen de trabajo realizado o mismo volumen pero de mejor calidad. Siempre hay ovejas negras, pero para encarrilar a esas, están los pastores.

El objetivo final sería ligar lo más estrechamente posible al trabajador y a los objetivos de la compañía, hacer que se involucre en la consecución de éstos.

Esta exigencia, además debe estar acompañada de recompensas, desde un simple pero fundamental reconocimiento verbal en público por un trabajo bien hecho, hasta llegar a ligar parte de su salario a su rendimiento individual o grupal. Está última fase es la que provoca temores e incertidumbres en los trabajadores y es en la que mas cuidado habría que tener para elegir el momento oportuno para su implantación. Se pretende que cuando llegue la hora en que un trabajador deba aceptar algo tan coherente como eso, sepa si es capaz de conseguir esos objetivos o si por el contrario, se le está pidiendo algo utópico.

Dar órdenes y resolver las distintas dudas que puedan surgirle al personal, forman parte de la función directiva, para ambas cuestiones el directivo o responsable, tendrá que utilizar la educación y la cordialidad para dirigirse al empleado. En resumidas cuentas la empresa debe pasar del “pedir o exigir a secas” al “pedir y explicar”. Todo esto es aplicable a todos los días de la semana, lunes incluido, donde los modales suelen pasar a un segundo plano.

Conocer a los empleados, más allá de sus capacidades profesionales, ayudará a los directivos a mejorar el aprovechamiento del capital humano. Para ello es muy recomendable dedicar un pequeño porcentaje del tiempo a hablar de asuntos personales, tales como pudieran ser sus aficiones, familia, etc.

80% del tiempo para temas profesionales.
20% del tiempo para temas de índole personal.

Saber quienes son, su edad, su antigüedad, su expediente de trabajo, deben convertirse en aspectos higiénicos si queremos configurar una buena política de fidelización de trabajadores.

Felicitar en público y corregir errores individuales en privado ayudan a no bajar la autoestima por un trabajo mal realizado y por supuesto a elevarla a los altares cuando se está poniendo por las nubes al trabajador delante de sus compañeros. Esta felicitación puede tener también efectos colaterales beneficios en los compañeros de trabajo del felicitado. Ellos también querrán ser felicitados y se esforzarán por ellos.

Otra serie de actividades en este sentido, ya se realizan desde hace tiempo en muchas compañías. Hablamos de juegos mentales en equipos, quedadas informales, reuniones formales con despacho de información para acercar al trabajador al resultado, juegos de habilidad, competiciones deportivas entre departamentos. En fin, todo lo que pueda ayudar a hacer equipo y a aumentar el sentimiento de pertenencia del trabajador a la marca para la que trabaja.

El presentismo ha muerto, ha nacido la productividad del trabajo.

Una de los aspectos a cuidar cuando estamos fidelizando trabajadores sería ver el número de horas que hace el trabajador en su quehacer diario. Y no sólo el número, ver cómo están distribuidas a lo largo de la semana para facilitar la conciliación entre la vida laboral y la personal de cada trabajador.

¡No os quejéis del bajo rendimiento de gente explotada! Es viernes y el trabajador lleva ya superadas sobradamente las cuarenta horas semanales. Mientras Europa tiende a rebajar este horario, en España seguimos encasillados en reconocer a aquel trabajador que más horas echa en la empresa. Hay casos en los que les falta una cama y una ducha en la oficina para no pasar por casa.

Diferenciemos dos casos, trabajadores con alta responsabilidad frente a trabajadores de la escala primaria o de bajo nivel de responsabilidad.

En los primeros, puede ser admisible algo de presentismo, derivado de la responsabilidad y de las obligaciones que pudiesen surgir con el subordinado. Un directivo no deberá abandonar su puesto de trabajo habiendo en el centro, algún subordinado que pudiese necesitarle para avanzar en alguna de las tareas cotidianas de la empresa. Comprendido esto, hay que saber escoger un límite para que el número de horas empleadas, no juegue en contra de la productividad individual del mismo.

El segundo grupo de trabajadores es distinto, según mi opinión, la dirección de cada empresa debe ser la encargada de planificar las tareas de éstos para que no tengan que superar el número de horas establecidas en su contrato. Si no pueden conseguirlo posiblemente estén planificando mal o el número de trabajadores de los que disponen, no se ajusta como es debido al volumen de actividad. Someter o exigir a este grupo de trabajadores menos cualificados, esfuerzos en cuanto a horarios extras, puede repercutir en una bajada de su rendimiento derivado del agotamiento físico o fatiga mental. La no remuneración de horas extras, en la mayor parte de los casos, romperá la línea de unión que queremos mantener con esta política de fidelización.

Ya para terminar, como suelo hacerlo siempre, me gusta recapitular y ver la moraleja de esta entrada:

Si estamos de acuerdo en que el capital humano es el verdadero motor de nuestra compañía, y que detrás de cada proyecto en papel, hay un grupo de personas, el saber gestionarlos con eficiencia, y sobre todo humanidad, debe convertirse en piedra angular de cualquier empresa que busque relacionar la “felicidad” de sus trabajadores con los resultados de sus explotaciones.

Un saludo muy grande y encantado de volver a conectar con ustedes.

¡Seguimos!