AHOGADOS Y PERDIDOS EN LOS CANALES.


Hola queridos lectores, en mi búsqueda casi diaria de temas que puedan resultar interesantes, he decidido que hoy toca hablar de la comunicación en el campo de la empresa.

Podríamos clasificar la comunicación de una empresa, según el destino de la información o de los flujos de información. Así pues tendríamos dos grandes bloques:
1- Comunicación interna

Es la que se produce dentro de las empresas, entre sus empleados o entre la propiedad y sus empleados.
2- Comunicación externa.

Se origina cuando la empresa quiere transmitir una información o un mensaje al exterior.

Una vez distinguidos los dos grandes bloques, pasaremos a desarrollar de una manera sencilla y apoyada en ejemplos que faciliten su comprensión, el bloque de la comunicación interna,

Examinaremos los canales que existen para comunicarnos dentro de la empresa.

La masificación de canales en la comunicación interna.

¿Qué es un canal de comunicación?

Un canal de comunicación es el medio o vehículo mediante el cual se propaga la información.
Si nos trasladásemos unos siglos atrás, veríamos que en los albores de la empresa, no existían más medios que las palabras de los empresarios a sus trabajadores. Podríamos viajar en el pasado y trasladarnos a cualquier explotación agrícola del feudalismo, para comprobar que el único medio que tenían los trabajadores para comunicarse entre sí, era la comunicación directa, verbal ó escrita, aunque ya sabemos que en aquellos tiempos, las bajas e irrisorias tasas de alfabetización, jugaban en contra de esta última.

La inmensa mayoría de lo que se quería comunicar, se hacía a viva voz, sin un soporte físico. En pocos casos, se usaba el papel para transmitir tareas o directrices a los trabajadores desde la propiedad. En sentido inverso, ya ni hablamos. Este canal de comunicación tenía como principal ventaja su bajo coste y como incómodo inconveniente, la mencionada anteriormente, inexistencia de soporte físico, hecho que conseguía que la información se distorsionase de manera brutal y con ello comenzaba la generación de ineficiencias en los procesos.

“Hay que sembrar un tercio del latifundio (terreno) de patatas, otro tercio de maíz y el tercer tercio, dejarlo en barbecho” (Barbecho: dejar la tierra sin sembrar un tiempo para que se regenere su aportación mineral)

El rostro del patrón se volvió hostil al ver los dos tercios de su tierra, sembrados de patatas y el resto, en barbecho. Y es que, aquel día en el que el exigente señor feudal, estaba comunicando la tarea a su trabajador, éste, tenía la mente completamente obstruida e invadida por la preocupación de tener al menor de sus vástagos, atravesando una extraña enfermedad.

Pronto, y ante las debilidades de los canales verbales, se implantó la comunicación escrita. Con ella, se aminoraba el problema de la pérdida o de la desvirtuación de la información. Pero bueno, dejémonos de explotaciones feudales, que estamos ya en el siglo XXI y analicemos la realidad actual que viven las compañías.

QCon la invasión de las TICs (Tecnologías de la información y comunicación) los canales de comunicación aumentaron en progresión geométrica y se anexionaron suave y progresivamente con los insustituibles canales tradicionales.

La comunicación escrita desembocó en el correo postal, los gritos del jefe, se transformaron en un icono sulfurado de whatsapp, el de la cara roja. 😡

La carta y el sobre de toda la vida, fue aplastada por el correo electrónico.

Los recaderos dejaron paso al teléfono.

Aquél teléfono, donde metíamos y girábamos el dedo, número a número, fue aniquilado por el inalámbrico,  predecesor de los terminales de telefonía móvil tradicionales, a su vez, progenitores del control por voz. Por último, la mensajería instantánea (Como el recientemente fallecido Messenger o el actual y muy vivo whatsapp) irrumpió abaratando costes en las empresas y apartó bruscamente a otros vetustos canales.

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En sus comienzos, todos estos canales de comunicación (terminales móviles, ordenadores, teléfonos fijos) vivían todos en un pueblo llamado oficina, pero cada uno en su casa. Con el tiempo, se agruparon todos en nuestro teléfono móvil o tablet.

Una vez que tenemos claro lo de la multiplicación experimentada de los canales de comunicación, vamos a pasar a analizar cómo es y cómo debiera ser su uso dentro de las empresas en aras de hacer fluir la información lo más eficientemente posible. También veremos las problemáticas derivadas de no elegir el canal más adecuado a la hora de transmitir un tipo de información en particular.
Hay que elegir el canal adecuado para cada tipología de información: Información urgente, confidencial, muy confidencial, importante, información correctiva, agradecimientos, información relativa al quehacer diario, información excepcional…
¿Se hace esto? ¿Cómo se hace esto?
Lamentablemente, en nuestra realidad empresarial actual, son pocas las empresas qué tienen bien definido el uso de sus canales de información y ante la multitud de canales disponibles, se enredan entre ellos, usándolos todos indistinta y aleatoriamente, logrando un caos en los flujos de información, que no genera más que ineficiencias.

Podríamos organizar todo esto y mejorar la imagen que proyectamos ante nuestros empleados simplemente aplicando el sentido común en vías de estandarizar lo máximo posible, el canal apropiado para cada tipo de información.

Pongamos algunos ejemplos:

Si quiero comunicar algo que no es importante, pero que sí es urgente, no tendría sentido usar el correo electrónico, cuya revisión se hace cada cierto tiempo. Usaríamos en este caso, el teléfono o algún sistema de mensajería instantánea, cuyos intervalos de revisión, son mucho menores.
Si quiero transmitir un mensaje de vital importancia pero que no corre prisa, usaré medios escritos, en los cuales, el soporte físico o virtual, no juegue en contra de la alteración o modificación de la información, el tesoro más preciado en toda empresa que se precie.
He visto casos en los que se usa el canal de mensajería instantánea whatsapp, en su funcionalidad de grupos, para recriminar una conducta individual. Si piensas que es una opción válida, ponte en la piel del trabajador al que has ridiculizado delante de todos. Unas palabras en una reunión presencial o virtual privada, hubiese proporcionado menos ineficiencia motivacional.

Los carteles también son un canal de comunicación. Cuando escribimos algo, y lo pegamos en la pared de nuestro centro de trabajo, estamos haciendo fluir la información. Toda persona que pasa y lo lee, se convierte en receptor de información ipso-facto. Ahora bien, ¿No pensáis que en el 95% de los casos, se usan con fines de advertir sobre algo que no debe hacerse ?

No tirar papeles al W.C.
Mantenga limpia las estancias.
Se ruega silencio.

Ya es hora que la PYME española, en un ejercicio de Benchmarking, copie algo de sus vecinos desarrollados y comparta la información numérica de esos cuantiosos beneficios obtenidos en el tablón de anuncios de su organización. Si ya lo hace acompañado de un “gracias” o de un “Sin vosotros no hubiera sido posible” me tiraría cual fiel creyente a lamerle los pies al gerente que implemente este tipo de acciones en su empresa.
Bueno amigos, ejemplos hay miles, pero pienso que con estos anteriores habéis debido comprender y alcanzar el objetivo para el cual he escrito este post.
Hoy me he comunicado por escrito, pero os puedo asegurar que día a día, trato de elegir siempre el mejor canal en función de la información que quiera transmitir.
¡LA INFORMACIÓN ES ORO, CUÍDALA COMO ES DEBIDO!

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